費用發生與票據整理 酒店員工因工作需要發生費用支出后，應及時收集并妥善保管相關的原始票據，如發票、收據、車票、住宿清單等。確保票據真實、合法、有效，且與費用支出的內容相符。 員工需將票據按類別（如差旅費、業務招待費、辦公用品費等）進行分類整理，并在票據上注明費用發生的日期、事由、金額等關鍵信息。如果有需要，還應附上相關的說明文件或審批表，如出差審批單、業務招待申請單等。 填寫報銷單 員工根據整理好的票據，填寫費用報銷單。報銷單上應詳細填寫報銷日期、報銷人姓名、部門、費用類別、具體用途、報銷金額等信息。 在報銷單的 “附件張數” 欄注明所附票據的數量。同時，員工需在報銷單上簽字確認，表明所填寫的信息真實、準確，并承諾遵守酒店的財務制度。 部門負責人審核 員工將填寫好的報銷單及相關票據提交給所在部門的負責人。部門負責人應認真審核報銷事項的真實性、合理性和必要性，確認該費用是否與本部門的工作業務相關，是否符合酒店的預算和費用控制標準。 部門負責人審核通過后，在報銷單上簽署審核意見和姓名，然后將報銷單流轉至財務部門。 財務審核 財務部門收到報銷單后，首先對票據的合法性、合規性進行審核。檢查發票是否符合稅務規定，票據的內容是否完整、準確，有無涂改、偽造等情況。 財務人員會核對報銷金額是否與票據金額一致，計算是否正確。同時，根據酒店的財務制度和相關規定，審核費用的報銷標準是否符合要求，如差旅費的住宿標準、交通補貼標準等。 對于不符合財務規定或存在疑問的報銷事項，財務人員會及時與報銷人或相關部門進行溝通，要求補充說明或提供相關證明材料。審核通過后，財務人員在報銷單上簽署審核意見和姓名。 總經理審批 經過財務審核后的報銷單，通常需要提交給酒店總經理進行審批?？偨浝頃恼w經營和費用控制的角度出發，對大額費用或重要事項的報銷進行最終審核。 總經理審批通過后，在報銷單上簽署審批意見和姓名。對于一些金額較小、日常性的費用報銷，酒店可能會授權給其他相關領導進行審批，具體授權范圍和流程根據酒店的內部規定執行。 報銷付款 報銷單經過各級審批后，財務部門根據審批結果進行報銷付款。如果報銷金額在酒店規定的現金支付范圍內，財務人員可以用現金支付給報銷人，并要求報銷人在現金報銷單上簽字確認。 對于金額較大或不符合現金支付條件的報銷款項，財務部門會通過銀行轉賬的方式將款項支付到報銷人的銀行賬戶。財務人員在付款后，會在報銷單上加蓋 “已付款” 印章，并登記相關的財務賬目。 歸檔保存 財務部門將已完成報銷付款的報銷單及相關票據進行整理歸檔，按照會計檔案管理的要求進行保存。這些檔案將作為酒店財務核算和審計的重要依據，保存期限一般按照國家相關法規和酒店的內部規定執行。